Papierkram sortieren: So ordnest du mit System
Stopp das Chaos im Arbeitszimmer
Ein eigenes Arbeitszimmer ist schon etwas Luxuriöses. Oft steht Freiberuflern und Angestellten, die hin und wieder im Home Office arbeiten, nur eine Ecke im Schlafzimmer oder am Küchentisch zur Verfügung. Und selbst wenn noch ein Raum in Haus oder Wohnung frei ist, um diesen als Arbeitszimmer zu nutzen, handelt es sich meistens um den kleinsten. Damit der nicht aus allen Nähten platzt, heißt es: Ordnung halten!
Jetzt ist Ausmisten angesagt!
Ich verfolge schon seit einiger Zeit den minimalistischen Ansatz frei nach dem Motto: Wer nicht viel hat, der muss auch nicht viel aufräumen. Deshalb habe ich mich erst von meiner Drucker-Scanner-Kopierer-Kombo getrennt und danach von meinem großen Schreibtisch.
Wohin mit dem Papierkram?
Eigentlich funktioniert das gut. Schließlich benötige ich nur eine Abstellmöglichkeit für meinen Laptop. Tatsächlich vermisse ich nichts. Einziges Problem: Ich weiß nicht, wohin mit meinen ganzen Ordnern. Noch immer fällt schließlich viel Papierkram an, der weggeheftet werden muss (Stichwort: Finanzamt). Und meine Idee, alle Ordner in Kisten unterzubringen, ist echt unpraktisch, denn wenn ich mal etwas suche, dann dauert es ewig…
Besonders frustrierend ist es, wenn ich das Gesuchte auch nach einer halben Ewigkeit nicht finde. Richtig heikel wird es, wenn es sich dabei um Unterlagen handelt, die man nicht so schnell ersetzen kann. Nicht umsonst hieß die Kampagne der Bundesregierung „Deutschland sucht den Impfpass“ – ich kann meinen auch nicht mehr finden, oh-oh.
Daher bin ich dazu übergegangen, die wichtigsten Dokumente einzuscannen und auf dem Computer abzuspeichern. Nun da ich keinen Scanner mehr besitze, muss es genügen, die Papiere abzufotografieren.
Ein Ablagesystem ist der erste Schritt aus dem Chaos
Doch zurück zum Papierkram, der scheinbar Jahr für Jahr an Umfang und Stückzahl zunimmt.
Wer viel Papierkram sammelt, braucht ein Ablagesystem, zum Beispiel in Form einer Briefablage oder einer Schubladenbox. Die steht zumeist auf dem Schreibtisch und sammelt Unterlagen wie Rechnungen, Notizen, To-Do-Listen, Archivmaterial oder Zeitschriften. Wie du eine solche Inbox führst, erfährst du hier.
Ein noch einfacheres Ablagesystem kreierst du, indem du thematisch (z.B. für die jährliche Steuererklärung) alle Zettel in eine Kiste legst und erst nach Ablauf eines Jahres archivierst, indem du sie in einen Ordner abheftest. Der Vorteil an Kisten: Sie lassen sich gut stapeln und der Inhalt verstaubt nicht.
Digital ordnen heißt Platz sparen
Um die entsprechenden Dokumente bei Bedarf finden zu können, ist es jedoch unabdingbar, sie schlussendlich doch in Ordnern unterzubringen. Dazu legst du zunächst Kategorien an, zum Beispiel „Krankenkasse“, „Wohnung“, „Versicherungen“ etc. Erst danach sortierst du die entsprechenden Papiere ein, legst Register an und beschriftest die Etiketten. Ein guter Nebeneffekt des Sortierens: Du mistest automatisch aus. Meiner Erfahrung nach hebt man nämlich stets auch Überflüssiges auf, zum Beispiel längst gekündigte Verträge.
Wem das immer noch zu viel ist, sollte vielleicht komplett auf das digitale Abspeichern seines Papierkrams setzen. Doch auch hier müssen die entsprechenden Ordner digital angelegt werden, um das zu finden, was man sucht. Hast du besonders viele Unterlagen, lohnt vielleicht sogar eine spezielle Software zur Dokumentenverwaltung. Diese kannst du auch gleich zum Archivieren deiner Unterlagen verwenden. Einzelne Dateien sind jedenfalls einfacher zu finden, als wenn du dich durch echte Ordner wühlen musst.
In jedem Fall sparst du dir so die Regale oder Schränke, in denen sonst deine Ordner stehen müssten. Für digitale Nomaden und Minimalisten ein Muss.
LG Anne!!!
